6. Asociatii de proprietari - Plati cote de intretinere ( documente si mod de operare in contabilitate )

DOCUMENTE PENTRU PLATI SI MOD OPERARE IN CONTABILITATE 

Principalele si cele mai utilizate documente pentru plata cotelor de intretinere la asociatiile de proprietari sunt : 

1) Chitanta - daca efectuam plata cu numerar la casieria asociatiei

2) Ordin de plata - daca efectuam noi plata prin virament bancar, in contul asociatiei

3) Mandat postal - daca efectuam plata prin virament in contul asociatiei, de la un oficiu postal

Indiferent de documentul utilizat acesta trebuie operat in evidenta contabila a asociatiei la data acestuia si conform explicatiilor inscrise pe document, acesta constituind document justificativ.

 

Legea Contabilitatii nr. 82/1991 – Art. 6

(1) Orice operatiune economico-financiara efectuata se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un document care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel calitatea de document justificativ.

(2) Documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au inregistrat in contabilitate, dupa caz.

Daca platile au fost efectuate in baza art. 1110 Cod civil vechi si este mentionat pe documentul de plata acest lucru, este necesar sa fie mentionat si in evidenta contabila a asociatiei la operarea in fisa pe apartament.

Prevederile art. 1113 Cod civil nu pot fi aplicate in acest caz. Si nici cele ale art. 1111 Cod civil.

Intrucat pe document este mentionat foarte clar ceea ce s-a achitat, asociatia nu are dreptul legal de a aplica prevederile art. 1113 acesta fiind aplicabil doar in situatia in care pe documentul de plata nu este mentionat in clar ce anume s-a achitat. 

In evidenta contabila a asociatiei, platile efectuate strict pentru cote de intretinere, trebuie alocate pe baza explicatiilor de pe documentul de plata. Daca nu a procedat asa, aceasta alocand platile efectuate pentru cote de intretinere in scopul acoperirii unor penalizari calculate sau nu ilegal, nu este corect si se savarseste infractiunea de fals intelectual. 

Incasarea de catre asociatie cu prioritate a penalizarilor de intarziere, din platile efectuate pentru cote de intretinere, ramanand astfel neincasate cotele de intretinere, nu are justificare legala, neavand la baza document justificativ. Prin urmare nu se pot aplica nici prevederile art. 1111 Cod civil privind imputatia platilor.

In acest mod, asociatia nealocand platile efectuate conform explicatiilor inscrise pe document, rezulta ca a efectuat in contabilitate operatii fictive neavand la baza un document legal, a denaturat veniturile si rezultatele financiare din bilantul asociatiei, precum si elementele de activ si pasiv ce se reflecta in bilant, ceea ce constituie infractiunea de fals intelectual. 

Conform articolului 43 CAP. VI Contraventii si infractiuni din Legea Contabilitatii actualizata,

Efectuarea cu stiinta de inregistrari inexacte, precum si omisiunea cu stiinta a inregistrarilor in contabilitate, avand drept consecinta denaturarea veniturilor, cheltuielilor, rezultatelor financiare, precum si a elementelor de activ si de pasiv ce se reflecta in bilant, constituie infractiunea de fals intelectual si se pedepseste conform legii.

Astfel, componenta soldului care va apare la un anumit moment pe listele de intretinere, va fi denaturata si nu va reflecta o situatie reala raportata la documente.